1) O que é custo de ocupação (e o que entra na conta)

Diagrama mostrando a composição do custo de ocupação com aluguel, encargos e variáveis, com indicação de análise por R$/m². — Custo de ocupação comparável começa pelo aluguel efetivo e pelos encargos contratuais — é essa base que permite comparar R$/m² entre unidades e enxergar excesso de custo.

A definição depende do seu negócio, mas para gestão executiva de portfólio, recomendo separar em dois níveis:

Nível 1 — “Custo de ocupação contratual” (comparável e auditável)

Aluguel mínimo (R$/mês)
Aluguel variável (quando aplicável)
Encargos contratuais recorrentes que você paga por ocupar (ex.: condomínio e IPTU, se são repassados)

‍

Nível 2 — “Custo de ocupação total” (para decisão econômica)

Nível 1 + custos indiretos e operacionais que mudam por localização (ex.: segurança, manutenção, adaptações, utilidades — depende do que você quer otimizar)

‍

Para renegociação, o Nível 1 é o mais importante porque é o que “vira contrato” e se defende tecnicamente.

‍

Métrica base recomendada:

R$/m² (aluguel e/ou ocupação) para lojas, escritórios e galpões
% da receita para operações com aluguel variável (shoppings, certas operações de varejo)

2) Market-to-market (M2M): o que é e por que ele revela contratos fora do mercado

Fluxo do market-to-market para contratos: base de dados, cálculo do aluguel efetivo, benchmark de mercado, medição de gap e plano de renegociação. — O market-to-market transforma dados contratuais em decisão: calcula o aluguel efetivo, compara com o benchmark equivalente e quantifica o gap que vira pauta objetiva de renegociação.

Market-to-market é o exercício de comparar o preço efetivo do seu contrato (ex.: aluguel por m²) com um referencial de mercado equivalente, ajustado por:

tipologia do imóvel (rua, shopping, condomínio logístico, BTS etc.)
microrregião (não “a cidade inteira”)
padrão/estado do ponto
prazo e condições (carência, escalonamento, garantias, CAPEX, SLA de condomínio etc.)

‍

Quando o seu aluguel efetivo está consistentemente acima do referencial, você tem um gap de mercado. Esse gap é o “combustível” de uma renegociação bem justificada.

‍

Observação prática: em portfólios grandes, o M2M não precisa ser perfeito no início. Ele precisa ser consistente e acionável (mesma régua para todos) para ranquear prioridades.

3) Como identificar contratos fora do mercado: o método em 6 etapas

A seguir, um fluxo que funciona bem para redes com dezenas a milhares de contratos.

Etapa 1 — Saneamento da base (sem isso, o diagnóstico vira ruído)

Antes de qualquer análise, garanta que você tem:

valor de aluguel atual, data-base e indexador
área locada (m²) e tipologia
vigência, datas de renovação, reajuste, aniversários
descontos/carências ainda vigentes
encargos relevantes e regras
cláusulas críticas (rescisão, multas, garantias, “atípico” vs padrão)

‍

Esse saneamento costuma ser onde o projeto ganha (ou perde) velocidade. Estruturas com tecnologia e metodologia reduzem retrabalho e lead time — especialmente quando há histórico de aditivos e dados espalhados.

Etapa 2 — Calcular o “aluguel efetivo” comparável

Em vez de olhar só “aluguel nominal”, calcule:

aluguel efetivo mensal (considerando descontos vigentes e escalonamentos)
R$/m² efetivo
quando houver aluguel variável, calcule também carga total e sensibilidade (cenários)

Etapa 3 — Definir o referencial de mercado (benchmark)

Você precisa de um “mercado equivalente”:

por microrregião e tipologia
com recortes por padrão do imóvel
preferencialmente com dados reais/observáveis (e não só opinião)

Se você não tem uma base própria, o caminho é montar uma régua mínima com:

histórico interno (seu portfólio como “mercado”)
amostras externas (consultorias, laudos, transações comparáveis, anunciados filtrados com critério)
validação de campo (amostragem por clusters)

‍

(A régua pode começar simples e ir refinando. O importante é ranquear.)

Etapa 4 — Medir o gap vs mercado e classificar

Para cada contrato:

Gap absoluto: (R$/m² contrato – R$/m² mercado) × m²
Gap percentual: (contrato ÷ mercado) – 1
Faixas sugeridas de alerta (heurística):
- Até +5%: normal/monitorar
- +5% a +15%: revisar (prioridade média)
- +15% a +30%: fora do mercado (prioridade alta)
- > +30%: crítico (prioridade máxima)

Etapa 5 — Ajustar por “negociabilidade” e risco (não é só economia)

Aqui entra visão executiva. Um contrato pode ter gap alto, mas ser difícil (ou perigoso) renegociar agora. Crie um “score” que combine:

(A) Valor econômico

saving potencial anual e no restante da vigência

‍

(B) Timing contratual

proximidade de renovação e reajuste
janelas de gatilho (break options, revisional, datas de negociação)

‍

(C) Risco operacional

criticidade da unidade (faturamento, logística, last-mile, compliance)
risco de perda do ponto/ruptura

‍

(D) Alavancas disponíveis

mercado local (vacância, alternativas)
qualidade do relacionamento com o locador
possibilidade de contrapartidas (prazo, garantias, melhorias)

Etapa 6 — Montar a fila de renegociação (portfólio → plano tático)

O output não é um relatório bonito. É uma fila objetiva:

Top 20/50/100 contratos para atacar
estratégia por cluster (shoppings X rua X galpões X BTS)
narrativa por tipo de locador (institucional X pessoa física X fundos)

‍

Empresas maduras fazem isso com governança, dashboards e acompanhamento de ponta a ponta, reduzindo lead time e elevando conversão porque a negociação vira um programa, não uma ação isolada.

4) Priorização executiva: um modelo simples de scoring (que funciona)

Priorize onde a economia é grande e a chance de fechar é alta: impacto (saving potencial) + probabilidade (timing, alavancas e risco) definem a fila de renegociação do portfólio.

Use uma matriz 2×2 para acelerar a decisão:

Eixo X: Impacto (Saving potencial)

Alto / Baixo

‍

Eixo Y: Probabilidade (Negociabilidade + Timing)

Alta / Baixa

‍

Quadrantes

Alto impacto + Alta probabilidade → atacar já (pipeline principal)
Alto impacto + Baixa probabilidade → preparar (dados, alternativas, plano B)
Baixo impacto + Alta probabilidade → “quick wins” (limpa base, melhora média)
Baixo impacto + Baixa probabilidade → monitorar / agrupar por lote

‍

Esse modelo evita o erro comum: gastar energia demais em casos politicamente difíceis e economicamente pequenos.

5) “Sinais de contrato fora do mercado” (checklist prático)

Use como triagem inicial, antes mesmo de ter benchmark perfeito:

Reajustes acima do padrão por anos (ex.: indexador desfavorável + aditivos)
R$/m² acima dos pares da mesma microrregião e tipologia
Contrato antigo sem revisão em região que mudou (degradação ou valorização)
Condomínio/IPTU desproporcionais vs padrão local
Descontos vencendo em breve (custo vai “subir sozinho”)
Multas de rescisão que travam negociação (cláusula atípica)
Aluguel variável com regra que captura upside, mas não protege downside
Baixa performance da unidade com custo fixo alto (desalinhamento econômico)

6) Do diagnóstico à mesa de negociação: como transformar M2M em argumento

Uma renegociação de alta taxa de conversão costuma ter 4 pilares:

Prova (dados)

Relatório claro: contrato atual vs mercado vs proposta-alvo

Coerência (tese)

Por que a revisão faz sentido naquele micromercado (não “porque queremos desconto”)

Plano de contrapartidas

Prazo maior, garantias, SLA, melhorias, previsibilidade

Governança e formalização

Pipeline, responsáveis, validações e fechamento jurídico

‍

Programas estruturados de renegociação normalmente incluem relatórios de base (aluguéis médios, concentração de reajustes e renovações, comparativos com mercado, diagnósticos) e acompanhamento do início ao fim.

7) O que medir para provar resultado (CFO mode)

Para gestão e prestação de contas, recomendo no mínimo:

Saving anualizado (run-rate após renegociação)
Saving total no período negociado
% redução do custo de ocupação (média e por cluster)
Lead time por etapa (planejamento → execução → formalização)
Taxa de conversão (negociações concluídas / iniciadas)
Cobertura do portfólio (quantos contratos passaram por M2M)

‍

Em modelos de sucesso compartilhado, a remuneração pode ser atrelada à economia gerada, reduzindo risco financeiro do projeto.

‍

Conclusão

Identificar contratos fora do mercado não é “feeling” e não é só uma planilha de aluguel. É um exercício estruturado de market-to-market + governança de portfólio: saneia dados, calcula aluguel efetivo, estabelece uma régua de mercado consistente, mede gap e prioriza com lógica de impacto e probabilidade.

‍

Quando bem feito, isso muda o jogo: você troca renegociações reativas (apagar incêndio) por um programa previsível de captura de economia, com narrativa técnica e controle de execução.