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Organização é ponto-chave para o aumento da produtividade dentro de empresas. As metodologias ágeis estão sendo cada vez mais usadas e o Kanban é uma das principais

Originado no setor de produção, se tornou o “queridinho’’ dos desenvolvedores de software, e atualmente está presente em diversos negócios de várias áreas. Quer saber mais sobre esse sistema visual para gestão?

Continue lendo este artigo e veja:

• O que é Kanban;
• Como surgiu o modelo Kanban;
• Quais os tipos de Kanban;
• Os 4 princípios básicos do Kanban;
• Vantagens de utilizar o Kanban na gestão de processos;
• Como implementar o Kanban na sua empresa.

Boa leitura! 

O que é Kanban

O termo Kanban vem do japonês e significa “cartão” ou “sinalização”. Resumidamente o método de organização Kanban se baseia em uma visualização por cartões e colunas do  fluxo de trabalho.

À medida que as tarefas forem realizadas os cartões são movidos para a próxima coluna, assim é possível que todos os envolvidos  acompanhem o progresso do projeto e as demandas. 

O Kanban é um sistema que visa:

• Aumentar a eficiência da produção.
• Otimizar seus sistemas de movimentação.
• Otimizar sistema de produção.
• Melhoria contínua de realizações de tarefas.
• Auxiliar na conclusão de demandas.

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Quais os elementos que compõe o Kanban

O principal objetivo do Kanban é facilitar a visualização das demandas e do fluxo de trabalho. Por isso, para realizá-lo, há três elementos essenciais: o cartão, a coluna e o quadro.

Cartão

O cartão representa a tarefa/demanda que deve ser realizada, normalmente diferencia-se os cartões por cores, que representam e indicam quem é o responsável pela tarefa; qual o nível de prioridade; ou qual o tipo da tarefa.

Colunas

Representam o status das tarefas, normalmente a base é “a fazer”, “em execução” e “feito”, mas cada empresa pode acrescentar ou nomear as colunas de acordo com as suas necessidades e a metodologia de trabalho.

Quadro

O quadro é a junção das colunas e cartões, ou seja, é o que forma o sistema Kanban inteiramente. Cada quadro é um kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.

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Como surgiu o modelo Kanban 

O modelo Kanban, surgiu na metade do século XX, quando a Toyota fez um revolução no modo de produção industrial, com a premissa de “just in time” (na hora certa). 

Nesse modo de produção os produtos seriam produzidos sob demanda, ou seja, somente por solicitação do cliente. Assim, o controle de estoque passou a ser crucial para as empresas, afinal era necessário controlar o fluxo produtivo para que nada fosse em excesso ou em falta.

Então surge o Kanban, com principal objetivo de controlar a quantidade de recursos, garantindo assim o equilíbrio entre o estoque e a produção.

No início do século 21, a indústria de softwares percebeu que o modelo Kanban poderia ser usado para auxiliar na entrega de produtos e serviços. E com o tempo o Kanban foi cada vez mais aplicado a outros setores industriais e comerciais.

Quais os tipos de Kanban

Na medida em que os setores passaram a usar o modelo Kanban para se organizar e fizeram algumas adaptações, originando assim os três principais tipos de Kanban.

Kanban de produção

No Kanban de produção, o sistema é completamente voltado para a gestão de tarefas. Através de três colunas principais:“a fazer”, “em execução” e “concluído”. Claro que cada empresa pode acrescentar mais colunas ao quadro Kanban, até encontrar a melhor forma para a gestão do seu negócio. 

Esse tipo de Kanban é muito utilizado por equipes de TI, marketing, contabilidade, e demais que têm prazos curtos e produtividade alta.

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Kanban de movimentação

Muito usado no contexto industrial, tem como principal objetivo fazer o controle de entradas e saídas de estoque, otimizando os processos de produção e diminuindo os atrasos e os excessos de produtos.

Além disso o Kanban de movimentação também funciona por meio de cartões com informações sobre o status do produto, indicando alertas, prioridades etc.

E-kanban

O E-kanban é uma versão da metodologia realizada através de ferramentas digitais, usado para gerenciar processos, tarefas e serviços. 

Alguns exemplos disponíveis no mercado são Notion, Trello, Kanban Tool, Jira Software, KanbanFlow, Monday e muitos outros.

Os 4 princípios básicos do Kanban

• Comece com o que você faz agora

O modelo Kanban tem uma flexibilidade que permite que ele funcione com os processos, sistemas e fluxos de trabalho que sua empresa adota. Ou seja, o Kanban é totalmente moldável à sua metodologia de negócio. 

• Aceitar a Busca por uma Mudança Evolutiva e Incremental

O Kanban recomenda que a empresa e a equipe busque melhorias na gestão de projetos e processos sempre. Com o uso do método Kanban consequentemente sugestões de evolução serão desenvolvidas.

• Respeitar os Processos, as Funções e Responsabilidades Atuais

O Kanban não impõe apenas uma forma de trabalhar, afinal a metodologia Kanban reconhece que processos, funções, responsabilidades e títulos existentes possuem valor e, geralmente, valem a pena ser preservados. 

• Encorajar Atos de Liderança em Todos os Níveis

É importante que todo mundo adote a mentalidade de melhoria constante, e que tenha atitudes decisivas e produtivas, tal qual um bom líder faria.

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Vantagens de utilizar o Kanban na gestão de processos

O Kanban é uma das principais formas que auxiliadas a metodologia ágil podem trazer um resultado incrível no dia a dia da gestão de tarefas na sua empresa. Otimização e organização passam a fazer parte do escopo do seu negócio com a utilização do método Kanban, visto que as equipes podem monitorar o andamento dos processos em tempo real e em todos os estágios. 

Existem diversas outras vantagens em utilizar o método, veja a seguir: 

Comunicação integrada

O Kanban proporciona uma comunicação interna e integrada, com a utilização do sistema de quadro, ao qual todos os colaboradores têm acesso. Quando atualiza-se o quadro com o status das tarefas, cada membro da equipe contribui para informar aos demais no que está trabalhando.

Priorização das atividades

A classificação de prioridades no método Kanban funciona por meio de um sistema de cores, destacando as tarefas mais importantes e com curto prazo de entrega, para que sejam finalizadas primeiro. Esse modo de organização garante a priorização das tarefas e uma maior autonomia para os membros da equipe. 

Aumento da prioridade

Com a utilização do método Kanban as equipes tendem a ficar mais focadas nas tarefas. Quando focamos em uma tarefa por vez, diminui-se a ansiedade com a quantidade de trabalho, tornando-se mais produtivo na execução das atividades. 

Estímulo do trabalho em equipe

‍O Kanban faz com que cada integrante da equipe entenda o seu papel no fluxo de trabalho e sua importância para que as tarefas sejam concluídas, para que o resultado final tenha sucesso.

Controle sobre as atividades

O gestor da equipe tem mais controle no andamento das tarefas, pois são atualizadas a todo momento no quadro.

‍Flexibilidade do fluxo de trabalho

O Kanban permite mais flexibilidade ao fluxo de trabalho, pois o quadro pode ser facilmente personalizado conforme a necessidade da empresa.

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Como implementar o Kanban na sua empresa

Estude o processo

Já parou pra pensar que como surgem as demandas da sua empresa?

Muitas empresas não têm esse controle, e acabam tendo dificuldade em construir as tarefas até a entrega final. Construa um padrão para as solicitações de demanda e as organize no quadro Kanban.

Atividades e as entregas 

Detalhes são fundamentais para que as atividades sejam realizadas de forma correta, monitorar a evolução das atividades e da equipe, é necessário deixar claro quais são as prioridades de entrega, mantendo assim o fluxo de trabalho produtivo.

Montando o Kanban

Você pode utilizar um quadro branco e alguns post-it coloridos, ou então uma plataforma de gestão Kanban, existem diversas no mercado.

Adaptação e utilização

Incorpore o método Kanban a cultura da sua empresa, motivar as equipes a utilizar o método, a trazer feedbacks e fazer os ajustes necessários para otimizar o processo, de acordo com o que sua empresa demanda.

O sistema de produção Kanban que tem por objetivo aplicar métodos que visam melhorar o trabalho, evitando e diminuindo assim desperdícios no sistema de produção, melhorando o sistema produtivo e dando ênfase na qualidade do produto final.

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