Olá, tudo bem?Gerenciar uma empresa e todos os seus setores não é uma tarefa fácil, não é fácil né?

Além de cumprir as atividades principais da organização, é necessário cumprir todas as obrigações com os colaboradores, com os consumidores e demais.

Para otimizar todos os serviços que não são considerados o core business da empresa, muitas optam pelo Outsourcing.

Você já ouviu falar nesse termo? Preparamos este artigo para que você possa aprender mais sobre essa forma de terceirização. Confira:

• O que é Outsourcing;
• Diferença entre Outsourcing e terceirização;
• Outsourcing Imobiliário;
• Outsourcing Contábil;
• Outsourcing de Impressão;
• Outsourcing de RH e seus tipos;
• Outsourcing de TI;
• Outsourcing no Brasil;
• Diferença entre Outsourcing e Insourcing.

Aproveite a leitura!

O que é Outsourcing?

A expressão em inglês se refere a terceirização, é composta pelo termo “out” - que significa fora - e pelo termo “source” - que significa fonte. Essa ideia de “fora da fonte”, resume o que as empresas buscam através do Outsourcing, a obtenção de bens e serviços  por meio de um fornecedor externo.

Em resumo, o Outsourcing se trata de um recurso de gestão, onde uma empresa contrata os serviços de outra. Nesse tipo de prestação de serviço é comum que os funcionários trabalhem na empresa contratante, já que se trata de um setor inteiro.

É importante frisar que apesar de alocação, a contratante não tem nenhum vínculo empregatício com os profissionais, isso é responsabilidade da empresa terceirizada.

O Outsourcing não é um simples aluguel de funcionários, é a contratação de uma organização especialista, que normalmente atua em atividades-meio da corporação, como uma assessoria na construção do funcionamento do negócio.

Deve-se ter ciência de refere-se a uma “via de mão dupla”, os profissionais entram com o conhecimento técnico e a empresa com os processos operacionais, a filosofia e a cultura organizacional do negócio, assim é possível garantir um resultado de sucesso na parceria. 

Diferença entre Outsourcing e terceirização 

De um modo geral, tanto o outsourcing como a terceirização são práticas que se referem à utilização de recursos externos à empresa. Ou seja, é quando a organização utiliza a mão de obra e conhecimento de pessoas que não fazem parte do seu quadro de funcionários próprio.

No Outsourcing a contratação de uma empresa de prestadores de serviços especializados, para atuar de maneira estratégica, com conhecimentos aprofundados sobre o setor que irão assumir.  

Na terceirização, temos também a utilização de uma empresa externa para fornecer profissionais, no entanto as atividades impostas não requerem conhecimento especializado e não exercem interferência a nível estratégico na empresa contratante.

Outsourcing imobiliário 

Cuidar dos ativos imobiliários de uma empresa não é tarefa fácil, normalmente são muitos imóveis, em diferentes localidades, e até com diferentes funções.

Para diminuir a pressão com a gestão desses ativos, é comum que as organizações contratem o Outsourcing imobiliário, esse tipo de terceirização pode exercer diversas atividades, desde que sejam referentes ao mercado imobiliário, veja as principais:

• Gestão de contratos;
• Controle de data base;
• Renovação;
• Reajuste;
• Gestão de risco;
• Documental. (aditivos e demais documentos);
• Alvarás;
• Projetos de incêndio AVCB/PPCI;
• Manutenção dos ativos imobiliários; 
• Rescisão/distratos;
• Qualquer outra necessidade referente aos imóveis da empresa (IPTU, seguros, fianças, e outros).

É importante frisar que essas atividades podem ser desenvolvidas em partes ou integralmente, tudo vai depender da demanda e da necessidade da organização contratante

As vantagens do Outsourcing imobiliário:

Além de aliviar a pressão com a preocupação em gerenciar os seus ativos imobiliários, existem diversas vantagens em optar por esse serviço, veja os principais:

Equipe especializada e com experiência: Com uma equipe de profissionais experientes e especializados, que utilizam uma metodologia ágil, métodos avançados de gestão e apoio tecnológico avançado.

Acompanhamento nas decisões: Decisões assertivas, aconselhadas por que vivencia o Real Estate no dia a dia, e sabem tomar as melhores decisões e eliminar qualquer dúvida que sua empresa possa ter.

Redução de riscos: Uma gestão profissional reduz significamente qualquer possível risco, seja relacionado a contratos, ao relacionamento com locador, problemas diretamente com o imóvel e outros.

Redução de custos: Criar e manter um setor próprio na sua empresa gera custos altíssimos, ao contratar um serviço externo a economia é visível, sem gastos com, infraestrutura do setor, obrigações trabalhistas, tecnologia, treinamento de equipe e outros.

Outsourcing Contábil 

Essa forma de terceirização teve um fortalecimento bem recente, nos anos 2000. Muito relacionada com o BPO, é responsável por uma área inteira da empresa, desenvolvendo atividades fiscais, financeiras e gerenciamento da contabilidade.

Quando as empresas contratam um Outsourcing Contábil, esperam que ele cubra áreas como: fiscal, tributária, trabalhista, gerencial, compliance e outras demandas, que estejam pré-estabelecidas no contrato.

Todas essas áreas que citamos, são de extrema importância, pois impactam diretamente nos resultados da empresa, por isso os profissionais se reportam diretamente à diretoria financeira em qualquer situação. 

É importante que a contratada tenha infraestrutura, conhecimentos práticos e profissionais especializados, esse serviço pode ser realizado remotamente ou alocado na contratante.

‍Vantagens do Outsourcing contábil:

As vantagens de uma terceirização na área de contabilidade são diversas, veja algumas:

• Redução de custos: manter um setor inteiro em uma empresa gera inúmeros custos, como salário, custos de manutenção, treinamentos, e outras despesas trabalhistas.
• Profissionais capacitados: uma empresa terceirizada é composta dos melhores profissionais do mercado, com experiência e especialização.
• Eficiência: profissionais experientes, que utilizam da metodologia ágil, garantem maior eficiência e entrega de resultados. 
• Tempo para core business: com profissionais competentes cuidando do setor de contabilidade, você não precisa se preocupar tanto com essas atividades-meio e pode priorizar as atividades principais. 

Outsourcing de impressão

Por mais que pareça uma tarefa simples, o processo de impressão e cópias em uma empresa leva tempo e gera altos custos. Segundo Gardner, 70% das empresas não sabem quanto gastam com impressões.

Visando possibilitar que as empresas se dediquem mais às atividades principais do negócio, surgiu o Outsourcing de impressão, que se trata da locação de impressoras e soluções de gestão, entre as funções dessa terceirização estão:

• Instalação de todos os equipamentos;
• Treinamentos dos usuários;
• Suporte técnico;
• Atualizações e manutenções;
• Reposição de peças;
• Logística de suprimentos. 

A previsão é que o mercado de Outsourcing de impressões atinja a marca dos US $95 bilhões de dólares em receita, totalizando um aumento de 14,8%, até o ano de 2024.

Entre as principais vantagens do Outsourcing de impressão estão: a redução de custos; maior segurança com as informações do negócio; evita problemas técnicos e eleva a eficiência nas atividades diárias.

Outsourcing de RH

Uma das práticas mais comuns de terceirização, o setor de relações humanas influencia diretamente no funcionamento e nos resultados das empresas.

O Rh é uma área de enorme responsabilidade, pois é ele que tem o dever de selecionar, preservar e nutrir o capital humano das empresas, isso significa:

Recrutamento e seleção:

• Sucesso  ou desastre: ao selecionar um candidato deve-se ter um olhar clínico para garantir que é o perfil da empresa.

• Triagem de currículo e entrevista: o RH é responsável por selecionar os candidatos certos, e conduzir as entrevistas para tirar as informações certas do entrevistado.

• Anúncio da vaga e planejamento de do onboarding: o setor está presente em todo o processo de novas contratações, desde o anúncio da vaga até o processo de integração do novo membro da equipe.

Serviços de gestão de folha de pagamento:

• Cumprir as obrigações da CLT (consolidação das leis do trabalho), não é simplesmente só fazer o pagamento dos funcionários, existem diversas regras e obrigações a serem seguidas.

Auditorias de RH: 

• Avalia a saúde da empresa, o Rh é responsável por fazer um "check up” na empresa, contratando ou desligando pessoas para manter a empresa no ritmo esperado.

Treinamento e desenvolvimento:

• Formação de funcionários, treinamentos de noções básicas de trabalho em equipe, LGPD, treinamento das funções que serão exercidas e outros.

Tipos de Outsourcing de RH 

Existem diversos tipos dessa terceirização, veja as três principais:

•  ASP (Application Service Provider) Fornecedor de hardwares e softwares para dar suporte a grandes empresas. A única desvantagem desse tipo são os valores altos.

•  SAAS (Software as a Service) Baseados na nuvem tem maior adaptabilidade em vários sistemas operacionais, e tem como vantagem o custo reduzido.

• Outsourcing integral, aqui todos os serviços são realizados por um provedor externo, geralmente quem opta por esse tipo, não possui um departamento de RH na empresa.

Vantagens e desvantagens:

Assim como os outros tipos de Outsourcing de RH  a principal vantagem é a redução de custos, manter um setor próprio é sempre mais caro e mais trabalhoso.

Adequado para grandes empresas, e gera uma economia de tempo, pois assim outros funcionários não precisam lidar com as funções de RH.

Dentre as pequenas desvantagens, podemos citar a impessoalidade e complexidade durante o recrutamento do serviço, pois é necessário contratar uma empresa especializada em RH, visto que como já citamos que o setor de relações humanas é responsável por recrutar e gerenciar todo capital humano da empresa.

Outsourcing de TI

A gestão tecnológica está cada vez mais necessária nas empresas, e cada vez mais acessível.

A terceirização de TI, garante mais recursos, segurança e planejamento, entre as principais funções podemos citar:

• Manutenção e criação de bancos de dados - com ajuda da tecnologia, tudo fica mais organizado e de fácil acesso;

• Sistemas para empresa e clientes - o setor de TI, pode criar um sistema de gestão próprio para a empresa, e dependendo dos objetos e atividades da empresa para os clientes também;

• Segurança de dados - com uma equipe especializada em informática, segurança de dados não será um problema, eles sabem a melhor forma de mantê-los seguros e organizados.

• Manutenção preventiva e corretiva - equipamentos, ferramentas de gestão, sistemas, softwares e outros, terão especialistas responsáveis pela manutenção.

• Redução de capital humano - com o uso de mais ferramentas de gestão, o custo com a mão de obra humana- sendo o maior gasto das empresas - diminui significamente, já que boa parte das funções pode se tornar digital.

Existem alguns pontos de atenção que devem ser levados em consideração antes de contratar um Outsourcing de TI.

O controle a distância, talvez a empresa prestadora dos serviços de TI que você contrate vá trabalhar na sede da empresa contratada, isso pode causar um distanciamento entre a empresa e setor, o que intervir nas operações.

A segurança, deve ser fator primordial na empresa, ao contratar uma terceirização, é importante ter certeza da competência e  da confiança da prestadora do serviço, é sempre interessante se resguardar.

Outsourcing no Brasil

A disseminação das empresas de Outsourcing no Brasil trouxe agilidade para a operação dos setores. 

De acordo com a pesquisa sobre o uso das Tecnologias de Informação e Comunicação nas empresas brasileiras, mostrando a trajetória do Outsourcing no país, mostra um crescimento significativo ao longo dos últimos anos, e uma expectativa de crescimento ainda maior para  os próximos anos.

A terceirização da gestão de redes sociais já é uma realidade na maioria das empresas. Outros setores em crescimento são os de Outsourcing de contabilidade, RH, TI, impressões, suporte técnico e outros.

No Brasil, existem várias leis para os contratos desse tipo de serviço. Em relação ao vínculo empregatício a Súmula n°331/ TST, item III da Lei 7.102, de 20/06/1983, estabelece que a instituição contratante não tem obrigações trabalhistas com os funcionários terceirizados para atividades-meio da empresa.

Diferença entre Outsourcing e Insourcing

Ao contrário do Outsourcing, o Insourcing é a estratégia de manter todos os serviços de uma empresa operando internamente, sem a contratação de fornecedores para terceirizar serviços e projetos.

Trata-se da contratação de profissionais especializados e a criação de um departamento dentro da empresa para atender as atividades organizacionais secundárias.

O Insourcing tem os mesmos objetivos do outsourcing, entretanto, sem nenhum tipo de terceirização.

A ideia é criar um departamento na própria empresa que atenderá às atividades-meio. 

Os principais benefícios do Insourcing são:

• possuir domínio de todos os processos da empresa;
• aumentar a vantagem competitiva;
• controlar melhor o tempo e os recursos da empresa.

A principal desvantagem dessa escolha é o custo alto, afinal estruturar setores por completo é extremamente caro e trabalhoso. Será necessário a empresa lidar com os vínculos empregatícios, com os treinamentos, com os equipamentos e infraestrutura e muito mais.

Então, qual a melhor escolha para sua empresa? Avalie todas as vantagens e desvantagens e tome a decisão certa, se precisar de ajuda sobre o Outsourcing imobiliário a LocX pode te ajudar.

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